Contoh Pengalaman Majikan Mengambil Student Praktikal

Bijakkah Pelajar Kita? Perhatian kepada "Practical Student".

“Need immediate attention and call me XXX-XXXXXX”. Saya terlepas pandang subjek email (kerana membaca melalui telefon) dan saya sangkakan ianya email dari pelanggan saya, memandangkan alamat email dari individu dan bukannya spam.

email pertanyaan tentang latihan praktikal 1

Bersama email tersebut dilampirkan surat. Ia merupakan surat permohonan untuk menjalankan latihan amali (internship) di firma saya. Tidak dinyatakan tarikh bila latihan hendak dijalankan kecuali dinyatakan nama serta kursus yang beliau ikuti di sebuah universiti terkemuka. Kebetulan saya adalah bekas pelajar universiti tersebut.

Saya kecewa. Email tersebut seolah-olah “mengarahkan” saya agar memberi maklumbalas segera kepada beliau. Siapakah beliau untuk mengarahkan saya?

Beberapa minggu kebelakangan ini saya menerima banyak permohonan untuk menjalani latihan amali atau praktikal di firma kecil saya ini. Tiada satu pun permohonan yang saya terima memuaskan hati saya. Bukan saya memilih orang atau pencapaian akademik yang bagus untuk saya terima, tetapi cara permohonan.

email pertanyaan tentang latihan praktikal 2

Polisi syarikat saya amat mudah, “first come, first served”. Saya hanya mempunyai 2 atau 3 kekosongan setiap penggal untuk pelajar menjalani latihan amali. Siapa yang pohon dulu dia yang dapat. Tak kira samada pelajar cemerlang ataupun tidak, lelaki atau perempuan, kurus atau gemuk..semuanya saya terima. Kerana bagi saya, setiap pelajar patut diberikan peluang sama rata.

Tetapi saya cukup tidak suka dengan sikap pelajar kita sekarang. Pohon tempat untuk praktikal selama 2-3 bulan macam nak beli nasi lemak tepi jalan. Tidakkah mereka terfikir yang latihan amali adalah proses sebenar yang perlu dialami di alam pekerjaan. Untuk memohon sesuatu kerja atau jawatan, adakah hanya angkat telefon atau email “En. Khairul, ada kerja kosong tak?” Adakah itu cukup untuk memenangi hati saya untuk memberikan awak kerja?

Salahkah jika mereka mengambil sedikit daya usaha atau “effort” untuk menulis email secara rasmi? atau menelefon dan bercakap secara rasmi? Atau mereka tidak diajar untuk berbuat demikian? Kalau universiti tak ajar takkan ibubapa pun tak ajar? Payahkah untuk menulis atau bercakap sekurang-kurangnya begini?

Salam Tuan/Puan,

Saya Siponen binti Sipolan seorang pelajar Tahun 3 jurusan Lukis Melukis di Universiti Best. Saya sedang mencari tempat untuk menjalani latihan amali dari 15 Mei 2011 sehingga 15 Julai 2011 selama 3 bulan. Sekiranya di tempat tuan/puan mempunyai kekosongan untuk tujuan tersebut, dan sesuai dengan jurusan yang saya ambil, bolehkah saya memohon?.

Terima kasih.
Siponen binti Sipolan
 

Sekurang-kurangnya ayat sebegitu akan memberi tanggapan awal kepada saya bahawa penulis email tersebut adalah seorang yang “pakai otak” dan belajar di uinversiti. Tetapi hampir kesemua pemohon, termasuk yang sedang menjalani latihan di firma saya sekarang hanya memohon secara ala kadar. Selepas dihubungi dan diminta mengemukakan dokumen-dokumen yang perlu untuk diproses, dihantarnya resume. Selepas dihubungi lagi, dihantarnya surat pengesahan pelajar, dan seterusnya
.

Proses yang sepatutnya mengambil masa 1 hari menjadi 4-5 hari dan menyusahkan untuk diri sendiri serta orang lain.

Yang lebih teruk, satu “template” email dan surat di email kepada banyak syarikat tanpa rasa bersalah untuk menukar tajuk dan alamat surat. Saya menerima satu email bertanyakan tentang latihan amali. Emailnya ringkas dan bunyinya begini. “Saya ingin memohon menjalani latihan praktikal di syarikat tuan. Disertakan surat dan resume saya.” Habis. Email kepada saya adalah di”forward” dari email yang telah beliau hantar ke syarikat lain sebelum ini. Saya pun baca isi kandungan surat permohonanya. Surat tersebut ditujukan kepada KRU, syarikat adik beradik yang glamour tu tetapi dikepilkan kepada saya.

Gamaknya apa perasaan saya? Tidakkah beliau terfikir (sebagai seorang yang berpendidikan universiti di tahun akhir) yang surat begitu akan terus melenyapkan peluang beliau? Seolah-oleh tulis surat cinta kepada Ayu tetapi hantar kepada Shila. Pasti Shila akan melenting dan tinggalkan beliau. Jadi, saya tidak melayan permohonan tersebut, walau sebagus manapun dia. Saya perlukan “attitude” yang bagus untuk bekerja dengan saya.

Kepada para pelajar yang masih belum menjalani latihan praktikal dan akan menjalaninya nanti, sila ambil perhatian kepada perkara-perkara berikut :-

1. Ubah persepsi anda – anggaplah permohonan untuk menjalani latihan amali ibarat anda memohon pekerjaan. Anda perlu “impressed”kan bakal majikan anda.
2. Buat pertanyaan melalui telefon atau email secara rasmi. Seeloknya buat surat rasmi dan lampirkan bersama email anda. Email juga harus ditulis dengan bahasa dan ayat yang sesuai.
3. Pastikan beberapa perkara berikut dinyatakan di dalam permohonan awal anda. (Sangat penting)

• Nama
• No Telefon / Email
• Universiti
• Kursus
• Tarikh Latihan – dari, sehingga

4. Sekiranya mendapat jawapan dari syarikat yang dipohon. Silalah kemukakan dokumen-dokumen berikut :-

• Surat rasmi permohonan anda (individu)
• Surat rasmi dari universiti anda (menyatakan dengan jelas tentang keperluan latihan amali serta pengesahan diri anda)
• Resume anda

5. Sekiranya semua dokumen anda sudah diproses dan mendapat surat tawaran dari syarikat. Silalah balas email mereka dan ucapkan terima kasih kerana memberi peluang kepada anda. (Susah sangatkah nak ucap terima kasih?)

Mungkin ada yang beranggapan ini adalah perkara remeh. “Alah, benda simple tu pun nak kecoh”. Tetapi ingatlah GENERASI Y, anda berada di pihak yang memohon bukan memberi. Bahasa anda mencerminkan siapa anda. Jadi ingatlah, budi bahasa yang baik mencerminkan siapa diri anda dan tahap kebijaksanaan anda. Jangan ingat anda boleh gunakan bahasa yang sewenang-wenangnya apabila berurusan secara rasmi seperti menulis sms kepada kawan atau update status di facebook dan blog anda!

 Credit to blog :khairulabdullah